Limitare la conservazione dei dati personali e dei documenti è un obbligo specificamente previsto dal GDPR e dunque una procedura per la cancellazione dei dati è quanto mai raccomandabile per evitare il rischio di incorrere in sanzioni.

Attenzione: in ambito pubblico, esistono obblighi di conservazione illimitata e la distruzione di taluni documenti può comportare delle responsabilità penali. Nel privato, invece, lo scadere dei termini di conservazione espone invece a rischi di sicurezza (dal momento che si devono proteggere più dati) e, in caso di ispezione del Nucleo Speciale Privacy della Guardia di Finanza, di incorrere in una violazione del GDPR per trattamento illecito e già per questo essere destinatari di una sanzione.

Bisogna prestare particolare attenzione ad alcuni punti, però:

• i tempi di conservazione devono essere definiti nel registro delle attività di trattamento;
• tanto la cancellazione dei dati quanto lo smaltimento di supporti informatici e della documentazione deve avvenire in modo sicuro anche potendo ricorrere a ditte specializzate;
• scaduto il termine di conservazione il dato non può più essere lecitamente impiegato, neanche per l’archiviazione!

Attenzione: l’obbligo di cancellare i dati personali riguarda sia documentazione cartacea che registrati all’interno di supporti informatici, inclusi ad esempio CRM, mailserver e i backup.

Synergica propone sia un servizio di consulenza, verifica degli adempimenti e assistenza alla predisposizione della documentazione necessaria.

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